一、总 则

（一）档案工作是机关工作的重要组成部分。为了对全所各类档案进行收集和管理，有效地保护和利用档案资源，依据《中华人民共和国档案法》和《中国科学院档案管理工作标准》中相关规定及建档规范，特制订本制度。

（二）全所档案是指在科学研究、技术开发、党政管理、财务计划等各项工作中，直接形成的具有保存、查考利用价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式的材料，全所档案应及时实行统一管理，做到完整、准确、系统、安全和有效利用，任何人不得以任何理由占为己有。

（三）实验室、课题组以及管理支撑部门负责人要加强领导，明确部门和岗位立档职责。将档案管理工作应纳入本所各项工作之中，作为考查科研、生产和管理部门及其工作人员工作实效的一项基本内容。

（四）要把档案工作纳入领导议事日程，列入发展计划，配备专门的档案管理人员，设立必要的专项经费，为开展档案工作创造条件。

二、管理机构及主要职责

（一）由一名所领导分管档案工作，具体管理由综合办公室主任负责，设专职档案员具体管理各类档案，并建立兼职档案员队伍。

（二）职责：

1.主管所领导职责：

（1）组织贯彻国家和中国科学院有关档案工作的方针政策和法规，把档案工作列入本所的发展计划。

（2）定期检查和研究解决档案工作中存在的实际问题。

（3）关心和支持档案人员的工作，积极创造条件提高档案人员的业务素质。

2．档案部门领导职责：

（1）根据国家和中国科学院有关档案工作的方针政策和法规，制定本单位档案工作管理制度。

（2）指导、监督、检查、协助档案人员做好文件材料的形成、积累和整理归档工作，检查、验收档案是否完整、准确、系统。

（3）负责抓好日常档案的管理和有关部门的协调工作。

（4）积极组织开发档案信息资源，充分发挥其作用。

（5）遵守各项保密规定，保证档案安全，维护单位的合法权益。

3.专职档案人员岗位职责：

（1）认真学习党的方针、政策与专业知识，熟悉本所各部门的职责范围和工作项目。

（2）认真执行各项政策和规定，做好档案的收集、整理、立卷、保管、统计和利用等各项工作。

（3）制定并遵守档案工作的各项规章制度，发挥监督与指导作用。

（4）熟悉并掌握库藏档案的内容，编制检索工具，开展档案的利用收集反馈信息和编研工作。

（5）定期进行档案清理，核对帐物。

（6）对超过期限的档案，提出存毁和处理意见，作好档案的鉴定工作。

3.兼职档案员岗位职责：

（1）督促、指导本单位人员建立预立卷；

（2）组织完成本单位文件材料的形成积累、整理和归档工作；

（3）负责完成档案室委托的专项任务，如参加成果鉴定会、基本建设项目竣工验收等。

三、归档要求

（一）管理支撑部门、实验室、课题组工作人员应随时随地将形成的材料积累在案，使用规范化用纸和书写工具，确保归档材料原始件的质量。

（二）管理支撑部门、实验室、课题组工作人员必须按有关管理办法，按时将形成的各类档案，完整及时地移交档案室，并办理交接手续。

（三）档案室负责对各类档案进行妥善保管，按照要求编目、排架、保存。

（四）本单位人员查阅档案可按规定，由档案人员到档案库调出，到阅览室阅档；外单位人员查阅须持单位正式介绍信，按规定办理审批手续。

（五）对保管期限已满的档案，及时清理登记，经审查、鉴定和领导签字批准后，指定专人到专门地点监销。

（六）归档不符合要求者，档案室不予出具验收合格凭证，并督促限期改进。