根据我所科研管理工作的实际,为了更规范合理地使用公章,明确审批权限,特制定新的公章使用暂行规定。
第一条 所公章、所合同章、党委章、纪委章等由综合办公室负责管理,指定专人保管和用印。
第二条 用章原则
1.使用所印章、合同章,党委章、纪委章等一般须经主管领导批准,并办理用印手续用印。
2.公章不可随身携带使用,应妥善保存于保险柜内。特殊情况须经主管所领导批准,并由公章保管人携章随同方可用印,组织机构代码证和单位法人证书同上。
3.各部门印章一般只在所内使用。对外业务联系需用部门印章应经所领导批准。不得用部门印章代所印章行文。
4、未经审批,不得在空白介绍信和空白的证明件、奖状、协议等纸上用印。
第三条 公章使用程序
1.凡以所名义用印的文字材料,均填写《公章使用批示单》,履行用印签批手续(所领导签字材料除外)。
2.机关职能部门上报的各种报表、统计资料及一般性工作材料等,经部门负责人审核签字后用印(上报综合性统计材料,须经主管所领导审批)。
3.上报科研项目等方面的有关材料,经科研处负责人审核签字后用印(重大合同及需法人签字的文字材料,须经所长或主管所领导审批)。
4.支撑、后勤和物业部门上报的有关材料,经办公室主任审核签字后用印(重大合同及需法人签字的文字材料,须经所长或主管所领导审批);政府采购合同可凭采购申请批准单,经办公室主任审核后加盖研究所合同专用章。
第四条 合同章使用审批权限
1.因工作需要对外签订的科研、基建、设备采购(政府采购除外)、租赁和各种维修合同或协议等,原则上使用合同专用公章(特定要求除外)。用印时经办人需填写“合同专用章用印审批表”,经合同授权人审查同意后,到综合办公室用印。
2.合同专用章仅限用于有关合同的签订,未经有关部门核准,不得在其他文件上使用。
3.审批表与合同(协议)正式文本在签约完成后,综合办公室须将审批表与合同原件一并留存。若正式文本签约手续未毕,经办人应负责索取完备的合同(协议)文本并在七日内交回综合办公室。
4.合同章审批权限规定如下:
(1)一般性合同(协议):
收入款项的科研项目合同由科研处长签批,支出款项的科研项目合同参照财务授权额度签批;基建合同(5万元以下)由办公室主任审批;设备采购5万元以下的单件合同由办公室主任审批(政府采购合同存采购人员处);房屋租赁和各种维修合同由后勤服务中心负责人签批。
(2)较为重要的合同(协议)(5~20万元):
部门负责人签批之外,还需分管所领导审批。
(3)重大重要合同(协议)(20万元以上):
需经所长(法人)签批,或经法人委托代理人签批后方可用印。
第五条 本单位法人证、组织机构代码证等资证由综合办公室专人统一管理,并负责办理年检等各项申办手续。各部门在使用时应阐明理由,办理借用或复印手续,用后立即归还,不得长期留用。
介绍信和证明经主管领导批准后用印。